Hoe Automatisering AutomaMA Slimmer Laat Werken
AutomaMA bestaat eigenlijk niet uit 1 maar uit 4 bedrijven.
Namelijk de 2 reisbureaus Travel Magical Nepal, Travel Magical Morocco, de webshop HelpLocalwithLove. En daarnaast de IT-tak: AutomaMA zelf. Het grappige is dat in de snel evoluerende wereld van vandaag, waar technologische vooruitgang de norm is. Het essentieel is voor bedrijven om slimmer te werken om concurrerend te blijven. En automatisering maakt het mogelijk om met heel weinig mankracht dit alles draaiende te houden. Hoe?
Dat laat ik hieronder voor een deel zien. Dankzij de automatisering, wat een krachtig instrument is om efficiëntie te verhogen, kosten te verlagen en de algehele prestaties te verbeteren kan je een heel eind komen. Laten we eens kijken hoe automatisering heeft geholpen om bij ons elk van deze bedrijfsonderdelen slimmer te laten werken.
Een stapje terug
Even beginnen bij het begin. Eigenlijk bestaat AutomaMA al 19 jaar; in 2005 heb ik het -met een kruipend kind aan mijn voeten- bij de KvK ingeschreven en sindsdien heb ik deels als zzp-er, deels in loondienst gewerkt. Totdat ik 8 jaar geleden echt definitief voor mijn eigen bedrijf/ het zzp-schap ging. In het begin volledig als zzp’er. Zo heb ik zo’n 3 jaar bij de ABN Amro als Developer in een DevOps team gewerkt. En later voor een sociale onderneming (wat niet zo’n leuk eindigde).
Daarvan heb ik geleerd dat het verstandig is om op meerdere manieren inkomsten te genereren. En dat ben ik in de loop van de jaren ook gaan doen. Wat heeft geresulteert in twee reisbureaus en een webshop.
Ik ben nog lang niet waar ik wil zijn. Maar dankzij Hilde Radt en Shelley Barendrecht merk ik dat ik het laatste jaar echt veel meer grip op mijn bedrijfsvoering heb gekregen. En ben ik fan geworden van (financiële) planning en overzicht en structuur van mijn bedrijf. En inmiddels ook zo ver dat ik redelijjk aan het automatiseren ben geslagen. En deze keer voor mezelf :-).
Hoe de automatisering van Travel Magical Morocco is aangepakt
Voor een reisbureau kan automatisering het verschil maken tussen handmatige processen die veel tijd in beslag nemen en efficiënte, gestroomlijnde operaties waarbij je in 1 oogopslag het overzicht hebt en veel efficiënter aan de slag kan zijn. Hier zijn enkele manieren waarop wij de automatisering hebben geïmplementeerd:
Boekingsprocessen
Door het implementeren van een geautomatiseerd boekingssysteem op onze website kunnen klanten zelf hun reizen boeken, waardoor de noodzaak van handmatige invoer en bevestigingen wordt geëlimineerd. Dit vermindert de kans op fouten en bespaart waardevolle tijd. Voor het boeken van reizen werken wij sinds kort mer WeTravel. Ik moet zeggen; een prettig en gebruikersvriendelijk product, dat ook meteen de betalingen afhandelt. Voordeel van reizigers zelf laten boeken is dat het tijd scheet, dat zij de juiste informatie invoeren en dat het eerste deel van de betaling meteen is geregeld.
Communicatie
Sinds kort werken we met geautomatiseerde e-mails om klanten te informeren over reis, betalingsherinneringen te sturen en reisupdates te verstrekken. Niet alleen vermindert de noodzaak van handmatige follow-ups en verbetert de klanttevredenheid, maar het scheelt ook een enorme bulk tijd. Waar je eerst met de agenda in de hand alle vertrekdata moest bijhouden en mailtjes moest maken voer je nu 1 keer naam en vetrekdatum in, en klaar ben je. Wij werken daarvoor met MailTribe (ActiveCampaign).
Klantenservice
Natuurlijk hebben we ook op onze website een Whatsapp knop zitten om snel vragen te kunnen beantwoorden en klanten te helpen bij het plannen van hun reizen.
Planning
Voor de planning zijn we bezig met onze zelf ontwikkelde tool. Waarin we exact de status van de reis, de reissroute en de verschillende onderdelen kunnen bijhouden. Ik moet eerlijk zeggen dat het reisbureau nu te groot wordt om in excelsheet te blijven stoppen. Dus heel benieuwd hoe dit experiment gaat uitpakken.
Hoe de automatisering van HelpLocalwithLove is aangepakt
Voor een webshop biedt automatisering mogelijkheden om het bestel- en verzendproces te stroomlijnen, voorraadbeheer te verbeteren en de algehele klantervaring te optimaliseren. Bij HelpLocalwithLove hebben we dat als volgt aangepakt:
Bestelverwerking en voorraadbeheer
Wij hebben de hele bestelverwerking uitbesteed aan Sipack. Een beslisssing waar ik tot op de dag van vandaag nog steeds heel blij mee ben. Want niet alleen worden onze woonaccessoires keurig verpakt en verzonden. We hebben ook eigenlijk meteen het gebruik van hun geautomatiseerde systemen om bestellingen te verwerken, de voorraad te beheren en verzendlabels te genereren erbij gekregen. Dit vermindert de kans op menselijke fouten (lees; mijn geklungel), versnelt het fulfilmentproces en ik heb een prima zicht op de voorraad, waardoor ik tijdig bij kan bestellen. Iets wat heel veel rust geeft.
Daarnaast zijn de kanjers van Sipack zeer professioneel en benaderbaar, waardoor ik weet dat de hele afhandeling van de webshop in goede handen is.
Betalingen
De betalingen worden in de webshop door Stripe afgehandeld. En het fijne is dat ik dankzij Webwinkelfacturen een automatische koppeling heb met mijn favoriete boekhoudprogramma Jortt. Dus als er besteld wordt, wordt de factuur automatisch aangemaakt in Jortt en de bestelling automatisch verzonden. Wat wil je nog meer? Nog een ding…
Reviews en wachtende klanten
Dankzij MailTribe (ActiveCampaign) en de koppeling daarvan met mijn Woocommerce webshop wordt er – op het moment dat een bestelling wordt verzonden- automatisch een proces gestart in ActiveCampaign; het vragen van een review. Daarvoor heb ik een heel stel mailtjes klaargezet; gepersonaliseerd neer product. Zodat een klant meteen op de juiste pagina van mijn webshop een review kan achterlaten. Misschien omslachtig; personaliseren naar product. Maar zo heb ik wel de grootste kans op reviews op mijn site. En daar ben ik zuinig op.
Een bijkomend voordeel is dat het proces in ActiveCampaign al begint op het moment dat iemand een aankoop doet in de webshop. Zo’n klant wordt in de wacht-status gezet. En zodra een klant langer dan 2 weken moet wachten wordt er ook weer automatisch een bericht gestuurd. Normaliter wil je natuurlijk niet dat klanten langer dan 2 weken wachten. En als een product in Nederland op voorraad is wordt het ook meteen verstuurd. Maar voor artikelen die besteld en gemaakt worden in het buitenland. En dan vervoerd naar Nederland kan de wachttijd oplopen.
Dankzij ActiveCampaign heb ik nu prima zicht op welke mensen er wachten. En krijgen ze regelmatig een mailje dat de bestelling onderweg is. Kortom; deze klanten, en hun bestellingen worden goed in de gaten gehouden, totdat we het product binnen hebben en kunnen versturen.
Hoe de automatisering van AutomaMA is aangepakt
Voor een IT-bedrijf kan automatisering helpen bij het verbeteren van interne processen, het bieden van betere ondersteuning aan klanten en het verhogen van de operationele efficiëntie. Maar nu is het grappige dat AutomaMA misschien wel het minst is geautomatiseerd. Alhoewel.
Systeemmonitoring
We hebben een eigen VPS. Die netjes gemonitord wordt via geautomatiseerde monitoringtools om de prestaties van het netwerk, de server en applicaties continu te controleren. Dit stelt onss in staat om proactief problemen op te sporen en op te lossen voordat ze ernstige gevolgen hebben.
Softwareontwikkeling
Voor softwareontwikkeling hebben we één en ander in huis. Zoals Gitlab. Alhoewel ik wel kan werken met geautomatiseerde testsuites en continue integratie/continue levering (CI/CD) pipelines om de snelheid en kwaliteit van softwareontwikkeling te verbeteren, hebben we dat momenteel niet in huis. Zulke tools verminderen de tijd die nodig is voor handmatige tests en implementaties en zorgt voor een snellere time-to-market voor nieuwe producten en functies.
Maar ik ben eigenlijk een wat andere richting op aan het gaan; de richting van low/no-code ontwikkelingen en die stapje voor stapje (laten) doorontwikkelen. Benieuwd wat dat gaat brengen.
Overall
Daarnaast gebruik ik ook nog wat ‘algemene’ softwaretools. Zoals Loomly voor de sociale media planing en het hierboven al genoemde Jortt. Allemaal fijn in het gebruik en heel tijdsbesparend.
In conclusie is automatisering een enorm krachtig hulpmiddel om Travel Magical Morocco, HelpLocalwithLove en en AutomaMA slimmer te laten werken. Door repetitieve taken te automatiseren, kan ik kostbare tijd en middelen besparen, operationele efficiëntie verhogen en de algehele productiviteit verbeteren. Het stelt me in staat om een concurrentievoordeel behalen, doordat ik zelf heel veel taken niet hoef te doen. En -met behulp van een aantal anderen- in staat ben om heel veel geautomatiseerd te laten gebeuren. Iets wat een enorm voorrdeel is in de snel veranderende zakelijke omgeving. En; ik ben en blijf een soort van programmeur; het is ook gewoon leuk! 😉
In dit artikel zitten een paar affiliate links. De meeste links zijn ‘gewoon’ naar producten. En over alles ben ik tevreden en ennthousiast! Alles helpt bij het slimmer werken.
Benieuwd of wij daarin iets voor je bedrijf kunnen betekenen? Neem contact met ons op
