Mail ordenen mailbox: tips en trucs om efficiënt te werken
Herken je dat? Die lichte wanhoop elke keer dat je je inbox opent?
Het lijkt soms wel alsof je inbox hoe langer hoe sneller volstroomt en je telkens meer tijd je kwijt bent aan het beheersen van alle e-mail. Wat betekent dat je, des te minder tijd overhoudt om je werk te doen. Het georganiseerd houden van je mailbox is soms een flinke uitdaging.
In dit artikel vind je enkele tips en trucs om je te helpen je mailbox te ordenen en efficiënter te werken.
-
Maak gebruik van mappen
Een van de meest effectieve manieren om je mailbox te ordenen, is door het aanmaken van mappen. Je kunt bijvoorbeeld mappen maken voor verschillende soorten e-mails, zoals voor de verschillende projecten, of taken waar je aan werkt.. Door deze mappen te gebruiken, kun je e-mails snel categoriseren en later gemakkelijk terugvinden.
-
Maak gebruik van filters
Met filters kun je e-mails automatisch laten verplaatsen naar de juiste map. Zo kun je bijvoorbeeld alle e-mails van een bepaalde klant automatisch verplaatsen naar de map van het desbetreffende project. Dit bespaart tijd, zorgt ervoor dat je belangrijke e-mails niet over het hoofd ziet en houdt je mails georganiseerd per onderwerp of taak.
-
Gebruik zoekwoorden
Als je veel e-mails ontvangt, kan het soms lastig zijn om snel te vinden wat je zoekt. Gebruik daarom zoekwoorden om e-mails snel te zoekenn. Zo kun je bijvoorbeeld zoeken op de naam van de afzender, een bepaald onderwerp of een specifieke datum.
Andersom; zorg er dus ook voor dat je jouw e-mails een duidelijk herkenbaar onderwerp meegeeft, zodat anderen daar goed op kunnen zoeken.
-
Verwijder oude e-mails
Het is belangrijk om oude e-mails regelmatig we te gooien. Hierdoor blijft je mailbox overzichtelijk en kun je gemakkelijker vinden wat je zoekt. Zorg er wel voor dat je belangrijke e-mails opslaat voordat je ze verwijdert.
Een alternatief is om een ‘archief’ map te maken, zoals hieronder beschreven.
-
Maak gebruik van archiveren
Als je niet zeker weet of je een e-mail later nog nodig zult hebben, kun je ervoor kiezen om deze te archiveren in plaats van te verwijderen. Hierdoor blijft je mailbox georganiseerd en kun je toch nog gemakkelijk oude e-mails terugvinden.
-
Meld je af voor maillijsten
Soms dan heb je je op een maillijst geabonneerd die eigenlijk helemaal niet meer relevant is. Blijft alert of alle mailingen nog steeds relevant zijn. Zo niet; meld je dan af.
-
Stel een automatisch ingesteld rooster in
Een andere oplossing is om de gezamenlijke mailbox automatisch te laten beheren, in plaats van iedereen direct toegang te geven.. Bijvoorbeeld door deze e-mails automatisch te forwarden aan de hand van een vooraf ingesteld rooster. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat e-mails van 9:00 uur tot 12:00 uur naar een bepaalde medewerker worden doorgestuurd en e-mails van 12:00 uur tot 17:00 uur naar een andere medewerker. Dit zorgt ervoor dat het meteen duidelijk is wie er verantwoordelijk is. En de onrust van een extra mailbox in je mail is weg. Dat kan je veel tijd besparen en zorgt voor een georganiseerde mailbox.
Neem voor meer informatie over deze oplossing contact met ons op.
Door deze tips en trucs toe te passen, kun je je mailbox georganiseerd houden en efficiënter werken. Gebruik ze als richtlijnen om je werkproces te optimaliseren en meer tijd vrij te maken voor belang
