Waarom mailetiquette
Velen van ons worstelen met een (over)volle mailbox. Met behulp van handige Outlookweetjes en een goede instelling in je hoofd is dit goed te stroomlijnen. Maar daar gaat het nu niet over. Een deel van ergernissen over je uitpuilende Postvak In wordt veroorzaakt door de manier waarop anderen je via de mail benaderen. Daar komt mailetiquette om de hoek kijken! Hoe mooi zou het zijn als we ons allemaal aan een aantal afspraken gaan houden.
Maak afspraken met je mailcollega’s
En bespreek de volgende suggesties.
- Pas het onderwerp aan als de inhoud van het bericht na een aantal keren heen en weer mailen is veranderd.
- Als de onderwerpregel al voldoende informatie bevat, sluit deze dan af met EB (= einde bericht). Dan hoeft je lezer de mail niet te openen. Voorbeeld: definitief verslag MT vergadering 2 september 2022 – EB
- Begin je onderwerpregel met VRAAG of VERZOEK of ANTWOORD, zodat je lezer direct begrijpt waar het over gaat.
- Zorg dat de vlag de lading dekt.
Prima gebruik van de onderwerpregel levert meteen tijdwinst op:
- Spreek ook af dat je nooit iemand een vraag stelt of iets verzoekt als deze persoon in cc is meegenomen. En omgekeerd: spreek af dat je niet zal reageren op vragen /verzoeken die je in een cc bericht krijgt.
- Behandel per mail altijd maar één onderwerp!
Nieuwsgierig naar meer?
Mailen is geen werk, maar een wijze van communiceren, net als telefoneren. Er komt wel werk bij je binnen via de mail en het is aan jou om hier grip op te hebben/krijgen. Denk eens na over het volgende:
- Hoe vaak check je de mail? Heb je notificaties aanstaan en zo ja, welke?
- Waar bewaar je jouw acties en hoe bewaak je de voortgang?
- Wat doe je met een uitgezette vraag en hoe bewaak je dat je daar antwoord op krijgt?
- Hoe bepaal je de volgorde van je werkzaamheden?
- Welke mail staat er in je postvak In? Ben je daar tevreden over?
- Welke mappen heb je in de linkerkolom van je mailbox?
- Welke visie heb je voor het bewaren van je mailberichten?
- Waar gebruik je je agenda voor?
- Weet je hoe je een taak in je agenda kunt zetten?
Heb je bij deze vragen het gevoel dat je wel meer zou willen weten over emailbeheer en goed agendagebruik, dan is een organizing training misschien iets voor jou. LAAT OUTLOOK VOOR JE WERKEN!
Ik help je graag. Office Organizer – Sietske Duijn
